مهارة وضع خطة عمل
أنشطة الاكتساب
مفهوم خطة العمل (أو تصميم مشروع)
تُعدّ خُطة العمل الخريطة التي تُساعد على السير في الطريق الصحيح؛ من أجل الوصول إلى الهدف الرئيسيّ، فعندما يعتمد العمل على خُطّةٍ دقيقة وواضحة عندها يكون مُعدّل الخطورة قليلاً، وتُعرَّف خُطة العمل بأنّها استراتيجيّة تسعى إلى تقديم المُساعدة على إيجاد حلول للمُشكلات، وتعزيز مهارات الموظفين وزيادة تركيزهم، وغالباً لا تعتمد خُطط العمل على حدود زمنيّة معينة.
أهداف خطة العمل
تهدف خُطة العمل إلى تحقيق عدّة أهداف، ومن أهمّها:
- تساعد خطة العمل على الوصول إلى القرار النهائيّ حول إنشاء عمل جديد أو تطوير العمل الحاليّ أو التوقف عن فكرة العمل.
- تساهم خطة العمل في التعريف بالصعوبات والأشياء المهمة التي قد يتعرض لها صاحب المُنشأة أو المشروع، وتجعله يكون أكثر استعداداً لمواجهتها.
- تقدم خطة العمل الدعم لصاحب المُنشأة أو المشروع لتجنب الوقوع في الأخطاء؛ إذ تُساعد على تقديم وصف للمنتجات أو الخدمات، وتعريف حول جدوى توزيعها أو إنتاجها داخل منطقة جغرافيّة معينة وفقاً لحجم المُنافسة ومُعدّل الطلب.
فوائد خطة العمل
تحقق خطة العمل لأصحاب المشروعات والمنشآت، والمسؤولين عن التخطيط في الشركات العديد من الفوائد، وهي:
- البقاء على استراتيجيّة العمل: هو دور خطة العمل في مساعدة أصحاب المنشآت أو المشروعات على المحافظة على الاستراتيجيّة الخاصة بهم؛ من خلال تقليل التأثير السلبيّ للروتين اليومي، والمساهمة في تحقيق النقاط الأساسيّة للعمل.
- تطبيق أهداف عمل واضحة: هو الاعتماد على خطة العمل في تحديد وتنفيذ أهداف تقبل القياس، مثل إنتاج منتجات وخدمات جديدة أو زيادة حجم المبيعات.
- توفير توقعات لتحقيق الأفضل: هو استخدام خطة العمل في تطوير وتحسين طبيعة التوقعات المتعلقة بالعديد من الأشياء، مثل تكاليف البيع، والعمليات التجاريّة، والسّوق، وغيرها.
- اعتماد أولويات تتميّز بالمنطقيّة: هو تعزيز خطة العمل للأولويات المهمة في المنشأة أو المشروع، مثل الحالة الماليّة، والإدارة، والنموّ.
- إدراك الترابط بين مكونات العمل: هو دور خطة العمل في مساعدة أصحاب المشروعات أو المنشآت على إدراك طبيعة ترتيب حدوث الأشياء في عملهم، مثل اختيار الوقت المناسب لإنتاج منتج جديد يتناسب مع الاختبارات الخاصة بالتسويق.
- البقاء على الطريق الصحيح: هو استخدام خطة العمل في متابعة المواعيد والتواريخ المرتبطة بالأعمال اليوميّة.
- تعزيز القدرة على التفويض: هو الاستفادة من خطة العمل في توضيح طبيعة المسؤوليات الخاصة بالأفراد؛ أي أن يمتلك كلّ شخص مهمة أو مسؤولية خاصة به.
- المساعدة على إدارة فريق العمل: هو دور خطة العمل في متابعة فريق العمل، ودراسة النتائج التي تمّ الوصول إليها مع التوقُّعات المسبقة.
كيفية إعداد خطة العمل
يتم إعداد خطة العمل حسب طبيعة الموضوع وسعة المشروع وعدد المستهدفين والمتدخلين وحجم الموارد البشرية والمالية المستثمرة والجدوى الاقتصادية أو العلمية أو الاجتماعية المستهدفة. وكل خطة تتطلب خبرة كافية وملائمة حتى تكون ناجعة وفعالة، حتى لو كان المشروع شخصيا بسيطا وصغيرا. وفي المشاريع الكبرى يعد الخطة فريق مختص أو مكتب دراسات يتم تكليفه من قبل أصحاب المشروع أو إدارته، وهذا الفريق يضم نخبة متخصصة في مجالات مختلفة حسب طبيعة المشروع، ويقوم بالإجراأت الآتية:
تحديد أهداف خطة العمل
تسعى كل خطة عمل إلى تحقيق حزمة من الأهداف العامة بعيدة المدى تنعت غالبا بالغايات الكبرى، وجملة من الأهداف الخاصة قريبة المدى قابلة للأجرأة والتطبيق والتقويم.
وفي نص الانطلاق جرى تحديد هدفين رئيسيين بالنظر إلى أن خطة العمل بسيطة تستهدف مشروعا غير استثماري، وهما:
- التصدي للهدر والتسرب والانقطاع المدرسي باعتباره هدفا عاما.
- تقديم الدعم النفسي والتربوي لمصالحة التلميذ مع المدرسة والتحصيل الفعال كأهداف خاصة.
تحديد الجهة المنفذة والفئة المستهدفة
تستوجب كل خطة عمل جمهورا متلقيا لخدماتها، كما تستلزم موارد بشرية ولوجستيكية لتنفيذ المشروع، لذا وجب تحديد عددها ونوعيتها وخصوصياتها بالدقة اللازمة.
وفي حال مركز الاستماع والوساطة تتحدد الفئات المستهدفة في المتعلمين المتعثرين وأسرهم، أما الطرف المكلف بالأجرأة والتتبع والرعاية فمجموعة من المتطوعين من الأخصائيين الاجتماعيين والنفسانيين والوسطاء التربويين وموظفين إداريين.
مراحل إنجاز الخطة
كل خطة تحتاج إلى مراحل يجب قطعها بدأ بتسمية الخطة وتحديد الأهداف وتعيين الفئات المستهدفة والموارد البشرية واللوجستيكية وتحديد الغلاف المالي والجدول الزمني للتنفيذ، وانتهاء بتحديد الأنشطة لينطلق العمل الميداني، حيث كل جهة تتحمل إنجاز الموكول إليها في التصميم النهائي للخطة المصادق عليه من طرف الإدارة المختصة، أو الموافق عليه من لجنة، أو المعد من قبل صاحب المشروع إن كان صغيرا.
وإذا تأملنا خطة عمل ” مركز الاستماع والوساطة التربوية” في نص الانطلاق وجدناها مرت بالمراحل الآتية:
على مستوى الفئات المستهدفة والجهات المتدخلة (المنفذة):
- اختيار الوسيط المدرسي المؤهل والخبير الموثوق بمصداقيته ونزاهته وأمانته
- تأطير لقاأت ودورات تكوينية لتمكين المشرفين من أدوات العمل المعرفية والمنهجية والتواصلية والبيداغوجية المؤهلة لممارسة دور الاستماع والوساطة التربوية.
- إشراك الإدارة التربوية للمؤسسات في الإشراف والتتبع .
- التعاقد مع الأخصائيين النفسانيين والاجتماعيين والقانونيين وفعاليات من المجتمع المدني ذات الصلة بالموضوع لحل الوضعيات المستعصية.
على مستوى الإنجاز:
- إنشاء مركز للاستماع والوساطة التربوية في ثماني مؤسسات في البداية، والوصول إلى أربع وخمسين مركزا في غضون ثلاثة أشهر.
- انتداب ثلاثة وستين مؤطرا ومؤطرة متطوعين ومتطوعات للإشراف على عملية الاستماع والوساطة.
أدوات العمل ومصادر التمويل
لكي تكون الخطة قابلة للأجرأة والتطبيق لا بد أن تكون مصحوبة بجرد للأدوات والتجهيزات والمقر أو المقرات واللوائح المالية المبوبة بكل التفاصيل التي يتطلبها الإنجاز والجهة أو الجهات الممولة للمشروع وكيفية الصرف ضمانا للشفافية والحكامة.
وفي حال مركز الاستماع وفرت الأكاديمية مقرات العمل داخل المؤسسات التعليمية، وبعض الأدوات المتوفرة في الحدود الدنيا، واعتمدت في إدارة المشروع وتقديم الخدمة على المتطوعين من جهات متعددة متخصصة ومؤسسات المجتمع المدني الجاهزة للتدخل لصالح الفئات المستهدفة بدون مقابل باعتبارها مؤسسات لا تستهدف الربح ولا السلطة.
توقع أسباب التعثر والتوفر على العناصر البديلة في الخطة
تخضع الخطة لمجموعة من المعايير والمؤشرات وشبكات التقويم المرحلي والنهائي تصاحب سيرورتها وتقيس مستويات تقدم الإنجاز أو بطئه وتعثره كمعيار بينچه مارك مثلا أو مبيان الانحراف بالموجب والسالب، وفي حال تعثر بعض مراحل الإنجاز أو بطئها تقوم الإدارة أو الطرف المتابع لتنفيذ الخطة بجرد المعوقات والعمل على إزالتها من خلال تعديلات تدخل على الخطة، أو عبر اعتماد خطة بديلة … ومن الاحتمالات التي قد تفشل خطة ما نذكر: الإهمال والتقصير، تعويم الأهداف، صعوبات الأجرأة، تراجع في مصادر التمويل، بروز مشاكل في الميدان ( التسويق، ندرة المواد الأولية، ارتفاع الأسعار، الإضرابات…).
وبالنسبة لمشروع مركز الاستماع والوساطة، فإن شبكة التقويم المرحلي، ومن خلال التتبع الميداني للخطة، تبين أن معيقات الوساطة قانونية ( الحماية القانونية للوسيط، التدخل القانوني ضد أفراد الأسرة إذا كانوا مصدر المشكلة ) ولوجستيكية ( الأدوات الإلكترونية، قاعات الاستقبال الملائمة، وسائل التحفيز لتيسير البوح والمكاشفة) أكثر منها علمية وسيكولوجية؛ لذا وجب تكثيف الجهود ومواصلة التطوع والبحث عن جهات للتبرع.
أنشطة التطبيق
نص الموضوع
بعد الإنتهاء من مسيرتك الدراسية وتخرجك في كلية الطب، فكرتَ في إنجاز مشروع مختبر علمي للتحليلات الطّبية.
ضع خطة عمل لإنجاز هذا المشروع.
موضوع التطبيق 1
بعد تخرجي في كلية الطب وإنهاء مسيرتي الدراسية الجامعية فكرت في إنجاز مشروع على أساس تخصصي العلمي في صيغة إنشاء مختبر علمي للتحليلات الطبية وذلك تحقيقا للحلم الذي راودني منذ الصّغر، ثم لتقديم خدمة جليلة للمجتمع وكذلك قصد إستغلال القدرة العلمية والمهارية في هذا الميدان ،و ذلك نتيجة اهتمامي وولعي المطلق ،و الدورات التكوينية والتأطيرية التي خضعت لها في عدد من المختبرات العلمية أثناء الدراسة.
في بادئ الأمر اتصلت ببعض المختصين قصد إغناء هذه الفكرة والإحاطة بما تتطلبه من إعداد تقني وإداري ومادي … ؛ فطلبت استشارة تقنية وإدارية وطبية من بعض المعنيين بالأمر من أصدقائي خريجي الكلية المتقدمين وأساتذتي الممارسين وبعض الموظفين والمهتمين بهذا الإطار، بعد ذلك قررت اختيار مكان (مكان إنجاز المشروع) ذو موقع استراتيجي بحيث يكون قريبا من عيادة طبية ومستشفى والمؤسسات الطبية… ؛ وذلك لتسهيل الأمر على المرضى، وجلب أكبر ما يمكن جلبه من الطلبات والزبناء .. واستطرادهم عن الذهاب إلى مختبرات أبعد ؛ نظرا للعامل الزمني وتكلفة الخدمات المتوفرة، وعلى هذا الأساس ارتأيت أن أقوم بتجهيز المختبر بمعدات طبية ذات جودة عالية، وأدوات تكنولوجية متطورة، وحديثة . قصد تقديم خدمات أوسع وكذلك الحصول على نتائج دقيقة.
وبعد الخوض في المشاورات بشأن تقييم الموارد المادية والسقف المــالي لإنجاز المشروع تبين أنه يلزمني أن أتجه إلى عقد شراكة مع أحد الزملاء الذين لَهُم توجه قريب من فكرة المشروع، فعمدت إلى إبرام عقد شراكة مع صديقين بحيث يُمَوِّلُ أحدهما نصف المشروع والطرف الثاني رُبُعَه، فيما أُسْهِم أنا كذلك بالرُبع، على أساس أن نتقاسم التدبير المحكم بالخبرة المتوفرة لدينا. بعد ذلك تمت المراحل التي خططت لها مسبقا ؛ بفضل التعاون الذي حققته مع زمِيلَيْ الدراسة.
وموازاة مع إنجاز المشروع وتحققه على أرض الواقع، بادرنا إلى دراسة الموارد البشرية، وبالأساس تقسيم الوظائف اللازم توفيرها لسير العمل المختبري؛ فاتفقنا على أن نوفر طاقما مكونا من أطباء وتقنيين وممرضين أكفاء (يُشهد لهم بذلك)، سيخضعون على السواء لتكوينات دورية تؤهلهم للقيـام بعملهم وأداء واجبهم على أكمل وجه .
ومن النــاحية اللوجيستيكية عملت على اتخاذ بعض الإحتياطات لتفادي بعض المشاكل التي يمكن أن تعرقل السير العــادي للمختبر، كمده بمولد كهربائي احتياطي لتفادي حالة انقطاع التيار، ثم إخضاع الأجهزة الإليكترونية للصيانة الدورية حتى لا تصاب بالتلف أو العطب، وكذلك الحرص على تعقيم بعض المعدات الطّبية تفاديا للعدوى أو إلحاق الأذى العرضي بالمرتفقين، وتخصيص قسم للتأكد من نتائج التحليلات الطبية قبل تسليمها، يتكون من أخصائيين معتمدين، حتى لا نعطي نتائج خاطئة أو مشكوكة يمكن أن تُسيئ للمريض أو المختَبَرِ.
وبعد ملاحظة السير السليم للعمل وتقديم الخدمات، وكذا الإقبال المتزايد للزبناء، ووَفْرَة المداخيل، والدينامية العملية، والسمعة التي باتت سمة المختبر ؛ قررت إحداث لجنة لتقييم عمل المختبر من الجوانب المختلفة كل تسعة أشهر وانجاز تقرير مفصل عن وضع المختبر، والتقويمات التي يحتاج إليها المشروع بعد التقييم الشامل.
موضوع التطبيق 2
بعد تخرجي في كلية الطب وإنهاء دراستي العلمية عملت على التوجه نحو إطار الإستقلال والعمل بحرية فقررت إنجاز مشروع علمي بناء على ما اكتسبته من خبرة علمية، في شكل مختبر علمي للتحليلات الطبية من أجل تقديم واجب إجتماعي واستغلال قدراتي العلمية ومؤهلاتي الفكرية، لخدمة المجتمع وتيسير العمليات الشبه الطبية، وقصد توفير مناصب شغل مفتوحة وتحقيق المبادرة الذاتية.
بداية وقبل إي إجراء أخذت في إنجاز خطة العمل التي ستمكنني من الدراسة المسبقة لمراحل الإنجاز وتحديد الآليات والحاجيات، لذلك أجريت اتصالات بالمهتمين والمنتقدين للميدان وكذلك الممارسين ،لصقل الفكرة العامة وتوضيح الرؤيا والسبيل من الجانب الإداري والمادي والتقني، ثم طلبت استشارة تقنية وإدارية وطبية من عديد المتداخلين . وبعد إتمام الترتيبات الإدارية والقانونية، افترضت أن يكون مكان إنجاز المشروع في موقع ذو أهمية اجتماعية وإستشفائية فيكون أقرب ما يمكن إلى العيادات الطبية والمؤسسات الطبية . وذلك ليتمكن المرضى من توفير نتائج التحاليل في أقرب مدة زمنية ومن أقرب مكان للمشفى أو مكان التطبيب، وجلب زبناء بأعداد تتناسب مع التخطيط المسبق، بعد تدبير مكان المشروع انتقلت الى التجهيز بحيث أن المختبر جديد فإنه ينبغي أن أوفر معدات طبية عالية الجودة، وأدوات تكنولوجية حديثة . لتقديم أحسن الخدمات للمرضى.
بعد ذلك أخذت في تحديد القيم والسقف المالي الذي يجب توفيره لإنجاز المشروع والذي تبين فيما بعد أنه لا يمكنني أن أوفر المبالغ اللازمة لإنجاز المشروع، فعمدت إلى القرض المقاولاتي الذي تدعم به الدولة المقاولين الشباب والمبتدئين .. وبذلك تمكنت من أن استقل بمشروعي دون الحاجة إلى شراكات أو تبِعات أخرى، وفي نفس الإطار طرحت مقدار المداخيل الواقعي والمنتظر خلال بداية العمل والمرحلة البدئية التي تعد جسا لنبض سير العمل داخل المختبر.
و فيما يخص الإمكانات البشرية فلقد حددت الكفاأت والوظائف التي ينبغي توفرها لسير العمل داخل المختبر ؛ ومن ذلك تنظيم مباراة انتقائية يشرف عليها دكاترة متخصصين، ومدربين بيداغوجيين، على أساس أن أشتغل إلى جانب أطقم شبابية طموحة، ذات كفاءة ومهنية.
و فيما يخص التقييم فجل المشاكل والعوائق التي من المحتمل أن تعيق السير العادي للمشروع فإنني اقترحت تخصيص مستودع لتخزين الفائض من الأدوية والوسائل المادية لحمايتها من التلف أو الضرر، وأن أوفر الاحتياط من التجهيزات الأساسية والضرورية التي تضمن توفر أدنى خدمة ممكنة للزبائن، وفي أدنى ظروف الممارسة الممكنة للأطر الموظفة.
و في حالة ما إذا تعذر توفير الخدمات للزبناء فقد أحتمل إحداث شراكة مع مختبر آخر في إطار التعاون على حالة الطوارئ، وذلك بتفويت الخدمات إليها على أساس أن تحتفظ للمختبر بسمعته وخصوصياته.
